skip to Main Content

În acest articol o să vă ofer câteva sfaturi legate de organizarea datelor, pentru o mai bună introducere şi prelucrare.
Cu cât sunt mai bine aranjate, cu atât operaţiile de introducere, extragere, etc. se realizează mai uşor.

Iată sugestiile mele:

1. Folosiţi instrumentele de conversie a unui tabel normal într-unul dinamic:

  • Folosiţi instrumentul Lists (Excel ’97-2003) – apelabil prin intermediul combinaţiei de taste Ctrl+L;
  • Folosiţi instrumentul Tables (Excel 2007 şi 2010) – apelabil prin intermediul combinaţiei de taste Ctrl+L sau Ctrl+T.

Un avantaj foarte mare al utilizării celor două soluţii, este faptul că tabelele vor fi dinamice, formulele se vor propaga automat şi la restul celulelor din coloana în care le aplicăm, se generează automat Name Range-uri folosind antetul tabelului (vezi imaginea de mai jos), etc.

Cum îmi organizez datele dintr-o foaie de calcul/bază de date ?

Mai mult decât atât, acest instrument ne oferă, din start, câteva opţiuni interesante:

  • Se păstrează formatarea celulelor;
  • Se aplică automat instrumentul de filtrare;
  • Se pot realiza rapid sortări;
  • Etc.

2. Capul de tabel:

  • NU folosiţi celule unite (Merge Cells) pentru capul de tabel;
  • NU scrieţi pe mai multe rânduri într-o celulă (nici în capul de tabel, nici în tabel);
  • NU introduceţi linii necompletate sub capul de tabel.
  • Definiţi bine capul de tabel şi păstraţi o uniformitate peste tot.

De ce ?

  • Acolo unde am aplicată opţiunea de unire a celulelor sau am scris pe mai multe rânduri într-o celulă NU pot realiza operaţiile de filtrare sau sortare.

Ca o metodă „ocolitoare” puteţi folosi comentarii sau puteţi reorganiza capul de tabel, astfel încât să cuprindă toate elementele dorite.

3. Informaţiile din tabel:

  • NU aplicaţi alte formatări informaţiilor din tabel (General, Number, Date, etc.). Microsoft Excel le aplică automat, în funcţie de ceea ce scrieţi în acea celulă;
  • NU aplicaţi multe elemente de formatare (culori, font-uri, font size-uri, etc.). Menţineţi o uniformitate a formatării (dacă folosiţi instrumentul Format as Table, scăpaţi de această grijă).
  • folosiţi opţiunea de inserare a comentariilor dacă doriţi să introduceţi informaţii suplimentare, pentru a nu încărca prea mult celula respectivă;
  • NU adăugaţi caractere inturile informaţiilor din celule, fiindca în urma unei operaţii de filtrare sau sortare, nu veţi primi rezultatele dorite (spaţii, underscore, liniuţe şi alte simboluri care nu îşi au rostul);
  • NU inseraţi linii goale în tabel, fiindca instrumentul de filtrare, sortare, etc. va crede că sunt două sau mai multe tabele şi va filtra doar tabelul în care acţionăm;
  • Folosiţi Name Range-uri pentru a vă uşura munca atunci când aplicaţi formule, dar chiar şi cod VBA;
  • Folosiţi instrumentul Data Validation acolo unde există repetivitate datelor (ca sursă a datelor, creaţi un tabel cu acele informaţii, într-o altă foaie de calcul);
  • Pe coloane se vor introduce întotdeauna atributele întregistrărilor care se regăsesc pe linii.
Aşa NU
 
Cum îmi organizez datele dintr-o foaie de calcul/bază de date ?
 
Aşa DA
 
Cum îmi organizez datele dintr-o foaie de calcul/bază de date ?
 
4. Datele din foaia de calcul:
  • NU creați mai mult de un tabel într-o foaie de calcul;
  • NU creaţi mai mult de una-două diagrame într-o foaie de calcul;
  • Aşezaţi diagramele astfel încât să aveţi acces la datele din tabel.
Aici puteţi fie să inseraţi diagrama într-o foaie specială pentru diagrame, fie să folosiţi instrumentul Sparklines (pentru Excel 2010).
  • NU introduceţi într-un tabel coloane care nu au nicio legătură cu informaţiile pe care doriţi să le afişaţi.
Pentru prelucrarea datelor, vă recomand să folosiţi Pivot Table.
În cazul în care avem mai multe înregistrări sau vrem să afişăm înregistrări din mai multe tabele, folosiţi PowerPivot
În plus, dacă doriţi să centralizaţi date din alte workbook-uri, vă recomand să folosiţi interogări – Excel Query
 

Cele enumerate mai sus se aplică pentru Microsoft Excel, dar o parte din ele se pot aplica şi pentru Microsoft Access.

Iata câteva sugestii şi pentru Access:

  • NU încărcaţi tabelele cu informaţii inutile;
  • NU folosiţi spaţii în numele capului de tabel;
  • NU folosiţi nume lungi pentru capul de tabel;
  • În cazul tabelelor cu foarte multe coloane, folosiţi formulare pentru a introduce date în tabel;
  • Stabiliţi de la început (din Design View) tipul de date pe care le veti introduce în tabel;
  • Respectaţi formatul înregistrărilor introduse în tabel;
  • Stabiliţi de la început relaţii între înregistrările din tabelele create.
Pentru partea de generare de rapoarte aveţi două opţiuni:
  • pentru rapoarte normale folosiţi înregistrările din tabele;
  • pentru rapoarte dinamice create rapoarte ce au la bază interogări.
Dacă doriţi să extrageţi rapid anumite informaţii, folosiţi interogări simple sau interogări care aduc informaţiile de interes într-un alt tabel.
 
Dacă mai aveţi şi alte sfaturi, lăsați un comentariu şi voi actualiza articolul.
(Visited 3 times, 1 visits today)

Cosmin Tătaru

Pasionat de blogging și tehnologie încă din 2009, Cosmin este aici să vă ajute să vă creșteți vânzările și productivitatea punând tehnologia la treabă pentru dumneavoastră.

Suport-Clienti
Mergeți sus